Die Kosten einer Party müssen im Vorfeld sehr gut kalkuliert werden, damit es keine bösen Überraschungen bezüglich der Kostenkalkulation gibt. Der Veranstalter muss stets einen Überblick über sämtliche Kosten haben, damit diese in einem zu Beginn der Organisation festgelegten Rahmen bleiben. Stellt der Organisator jedoch fest, dass dieser überschritten wird, muss an einzelnen Stellen eingespart werden. Letztendlich legt der Veranstalter fest, für welches Element der Party er mehr Geld ausgeben will und an welcher Stelle auf der anderen Seite wieder Geld eingespart wird.
Kostenkalkulation für Location und Dekoration
Die Kosten der Location hängen davon ab, ob diese gemietet werden muss oder ob die Party im eigenen Garten oder dem eigenen Haus ausgerichtet wird. Die Miete eines großen Raumes ist sehr teuer und es sollte im Vorfeld gut überlegt werden, ob das für die Party wirklich notwendig ist. Sollen viele Gäste eingeladen werden, die nicht in den eigenen Räumlichkeiten untergebracht werden können, kann dieser Faktor nicht umgangen werden. Er wird jedoch ein tiefes Loch in die Partykasse reißen. Die Kosten der Dekoration können von dem Gastgeber sehr stark beeinflusst werden. Kalkuliert der Organisator mit einer einfachen Dekoration, ist diese nicht sehr preisintensiv. Konfetti, Kerzen und Luftballons sind günstig erhältlich. Auf einer Party unter dem Motto Asien, Fußball, Wester oder Maritim hingegen, fallen deutlich höhere Kosten für die Dekoration an. Diese dürfen bei der Kalkulation nicht außer Acht gelassen werden.
Kostenkalkulation für Essen und Trinken
Die Verpflegung der Gäste ist ein sehr variabler Faktor bei der Kostenkalkulation. Eine Party kann beispielsweise als Mitbringparty angelegt sein und demzufolge entfallen für den Veranstalter gar keine Kosten auf Essen und Trinken. Handelt es sich jedoch um eine Dinner Party oder eine Geburtstagsparty, legen die Gäste sehr viel Wert auf eine angemessene Verköstigung. Das Essen alleine zuzubereiten ist günstiger, als das Beauftragen eines Party-Service. Verfügt der Gastgeber über ausreichende Kochkünste, müssen nur die Kosten für die verwendeten Lebensmittel getragen werden. Bei zu großen Veranstaltungen ist jedoch darauf zu achten, ob diese Mengen in einer üblichen Küche bewältigt werden können. Außerdem müssen die Speisen so angelegt sein, dass der Gastgeber noch etwas von seiner eigenen Feier mitbekommt und nicht die gesamte Zeit hinter dem Herd steht. Eine Braut beispielsweise wird auf einer Hochzeit sicherlich nicht die Gäste bekochen. In diesem Fall werden die Kosten für ein Buffet oder ein Menü in Kauf genommen und eventuell an einer anderen Position eingespart.