Ein wichtiger Punkt in der Planung einer Party ist die Finanzierung. Zunächst muss ein Budget festgelegt werden und nach diesem sind die Ausgaben für die Feier auszurichten. Ist das Budget nicht sehr hoch, muss der Veranstalter an einigen Punkten etwas Geld einsparen. Beispielsweise gibt es auf einer Party mit einem geringen Budget nur Snacks und kein Buffet oder ein Menü. Bei der Überlegung, wie die bevorstehende Party finanziert werden soll, ist es wichtig die größten Posten festzulegen und zu entscheiden, wie viel man bereit ist für die Location, Essen und Trinken, Dekoration und die Unterhaltung der Gäste auszugeben. Möchte der Gastgeber einen Alleinunterhalter buchen, entfällt beispielsweise eine aufwendige Dekoration.
Wer finanziert eine Party?
Zunächst kommt der Veranstalter sowie Gastgeber für sämtliche anfallenden Kosten auf. Auf unterschiedliche Weise kann eine Party finanzielle Einnahmen bringen und einige Ausgaben decken. Diese Einnahmen sind Geldgeschenke zur Hochzeit oder zum Geburtstag sowie Einkünfte aus Eintrittsgeldern. Große Clubs finanzieren sich zunächst durch den Eintritt und im Laufe des Abends durch den Verkauf von Getränken. Aber nicht nur Clubs nehmen Eintritt, sondern auch auf Privatpartys kann Eintritt verlangt werden. Mit diesen Einnahmen wird häufig die Miete eines Raumes gedeckt. Außerdem besorgt der Gastgeber Getränke, die zu einem fairen Preis verkauft werden oder es ist den Gästen erlaubt eigene Getränke mitzubringen. Ein Sponsor kann ebenfalls einen Teil zur Finanzierung einer Party beitragen. Dieser bekommt auf der Party eine Präsentationsfläche zur Verfügung gestellt und beteiligt sich im Gegenzug an einem Teil der Kosten. Präsentationsmöglichkeiten eines Sponsors sind:
- Aufdruck auf Schlüsselbändern
- Informationen an einem Firmenstand
- Verteilen von kostenlosen Getränken
- Bereitstellung des DJ´s
- Verteilen von Flyern, Bonbons oder Gutscheinen
Auf einer Abiparty ist es denkbar, dass es sich bei dem Sponsor um den Betreiber eines Clubs handelt. Dieser stellt die Location zur Verfügung und im Gegenzug unterstützen ihn die Abiturienten bei den Vorbereitungen sowie den Aufräumarbeiten. Der Sponsor verzichtet zwar in diesem Moment auf die Einnahmen aus einer Vermietung, aber dieses Event ist eine sehr gute Werbung für seinen Club. Auf jedem Flyer wird sein Name stehen und eventuell wird der eine oder andere Gast der Abiparty seinen Club auch an einem künftigen Wochenende besuchen und positiv über die Location sprechen. Für eine einfache Gartenparty unter Freunden anlässlich des schönen Wetters oder eines Geburtstags sind diese Punkte selbstverständlich nicht so sehr relevant. Auf diesen Partys gibt der Gastgeber so viel für Essen und Trinken aus, wie er es für angemessen hält. Ein Gastgeber, der nur über ein geringes Budget verfügt, gleicht das mit einer gastfreundlichen und persönlichen Art wieder aus.