Wer eine etwas größere Feier plant, darf auf eine Gästeliste nicht verzichten. Sie kann zum einen als Erinnerung dienen, welche Leute man zu der Party einladen will. Bei einem großen Event mit Türsteher ist die Liste zum anderen wichtig, weil hier alle Namen vermerkt sind, die vom Wachpersonal in den Partyraum hineingelassen werden. Eine Gästeliste für eine Party zu erstellen, erfordert besonders viel Fingerspitzengefühl. Hier ist es besonders wichtig, auch alle Personen aus seinem engen Umkreis zu berücksichtigen. Sollte jemand vergessen worden sein, kann das – vor allem im Freundes- und Familienkreis zu unschönen Streitigkeiten führen.
Tipps für eine gelungene Gästeliste
Die einfachste Möglichkeit, eine Gästeliste zu erstellen, ist mit der Hilfe eines Computers. Besonders beliebt sind Listen im Excel-Format. Dadurch ergibt sich die Möglichkeit, die Liste nach den Namen der Gäste oder anderen Kriterien zu sortieren. Die Suchfunktion dient zusätzlich dazu, einen Überblick zu behalten. In dieser elektronisch erstellten Gästeliste kann man nicht nur die Namen der potentiellen Gäste vermerken, sondern auch Zusatzinformationen, Post- und E-Mail-Adressen. Wenn die Einladungen verschickt werden, muss man also nicht mehr umständlich nach den jeweiligen Kontaktdaten suchen, sondern hat sie stets auf einen Blick.
Welche Informationen kann man der Gästeliste entnehmen?
Indem man die Gästeliste im Vorfeld erstellt, weiß man schnell, wie hoch die Zahl der eingeladenen Personen wirklich ist. Nach dieser Zahl kann man die weitere Planung vornehmen. Dazu gehören Überlegungen wie:
- Wie groß muss der Raum sein?
- Wie viele Getränke muss ich bestellen?
- Welche Menge an Essen ist notwendig?
- Welche Musikanlage soll für die Party gewählt werden?
- Wie hoch setze ich das Budget an?
- Wie organisiere ich die Tischplanung?
Dabei sollte man immer bedenken, dass die Gäste für die letztendliche Stimmung auf der Party verantwortlich sind. Natürlich ist eine bunte Mischung abwechslungsreich, zu heterogen darf die Gästeliste aber auch nicht sein. Neben der Familie und den engen Freunden sollte man auch immer die Partner und vielleicht auch Geschäftskollegen berücksichtigen. Auch der Nachwuchs gehört auf die Gästeliste. Davon abhängig kann man dann auch den zeitlichen Rahmen der Feier bestimmen.
Was muss ich bei der Erstellung der Gästeliste noch beachten?
Am besten erstellt man zuerst eine vorläufige Gästeliste. Personen, bei denen man sich noch nicht sicher ist, können extra gekennzeichnet werden. Indem man sich mit engen Freunden beratschlagt und ein paar Nächte über bestimmte Einladungen schläft, kann man dann schließlich die endgültige Gästeliste erstellen. Wichtig ist es also, genügend Zeit für die Erstellung einzuplanen – vor allem, da sich viele weitere Entscheidungen direkt aus der Liste ergeben. Auch die Absprungquote durch Krankheit oder Überschneidung von Terminen muss man beachten. Die Faustregel besagt, dass man bei jeder Gästeliste von einer Zusagequote von 95 % rechnen muss.