Wer schon einmal eine größere Party organisiert hat und unzählige Einladungen verschickt hat, kennt das Problem: Es ist sehr schwer, einen Überblick zu behalten. Glücklicherweise kann man sich dank moderner Technik mit einem sogenannten Einladungs-Manager helfen lassen. Dieses System spart Zeit und Nerven, denn man hat als Gastgeber die Möglichkeit, alle Einladungen zu verwalten. Man unterscheidet verschiedene Arten unter den Management-Systemen, die jeweils ihre Vor- und Nachteile haben.
Einladungen über eine Webseite verwalten
Eine Möglichkeit, seine Einladungen zu verwalten, ist das Management-System über eine Webseite. Der Gastgeber erstellt die Einladung online und versendet sie an alle Personen, die kommen sollen. In der Einladung befindet sich ein Link, der zu der Webseite führt. Die Registrierung erfolgt mit einem vom Gastgeber versendeten Benutzernamen und Passwort. Der Vorteil: Die eingeladenen Gäste können dann angeben, ob sie zu der Party kommen wollen. Eine Kommentarfunktion steht für zusätzliche Angaben bereit. Beispielsweise wenn es um die Essensfrage bei der Feier geht. Alle Partygäste sehen hier also, wer was mitbringt und was noch benötigt wird. Hier kann man schließlich auch abklären, welche Musik gespielt werden soll. Der Nachteil: Normalerweise sind diese Informationen wirklich nur für den Gastgeber und die ausgesuchten Gäste sichtbar. Durch eine technische Panne kann es jedoch vorkommen, dass diese sensiblen Daten für Außenstehende zugänglich werden. So erfahren auch andere von der Feier. Der Vorteil: Man erhält schnell einen Überblick über die Anzahl der Gäste und wer was mitbringt. Geht das Einladungsmanagement nur über E-Mail, ist das Chaos vorprogrammiert.
Einladungen über Online-Kalender verwalten
Viele Online-Kalender, wie beispielsweise der bekannte Google Kalender, bieten an, Einladungen an Freunde zu verschicken. Hierzu trägt man einfach das Event in seinen Kalender ein und versendet den Termin mit möglichen Zusatzinformationen an seine Freunde. Da der Kalender an das Google-Mail-Programm gekoppelt ist, gelingt der Einladungs-Versand besonders leicht. Das Besondere: Selbst Freunde und Verwandte, die kein Google-Konto haben, können auf die Einladung antworten und sie gegebenenfalls kommentieren. Als Gastgeber kann man auch hier alle Antworten und Kommentare verwalten. Der Nachteil besteht darin, dass die Einladungen per Mail verschickt werden und man nur als Gastgeber Einblick in die Zu- und Absagen hat. Man kann also schlecht zusammen planen, wer was mitbringen will. Auf der anderen Seite sind hier die Daten etwas sicherer aufgehoben.
Software als Einladungsmanager
Schließlich findet man auf dem Markt auch professionelle Software als Einladungsmanager. Diese hoch entwickelte Einladungshilfe hat den Vorteil, dass man den Online-Weg umgeht. Allerdings sind diese Einladungsdienste kostenpflichtig und eher für Partys in einem größeren Umfang gedacht. Die oben genannten Systeme sind dagegen leicht zu bedienen und kostenlos.