Abiparty – Planung, Informationen & Tipps

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Abipartys sollen Spaß machen – und im besten Fall gilt dieser Grundsatz sowohl für die Gäste, als auch für den Veranstalter. Unangenehme Überraschungen können allerdings in jedem Fall auftreten. Um diese bestmöglich zu vermeiden und zu verhindern, dass die Party zum Rohrkrepierer verkommt, gibt es einiges zu beachten, denn auch hier gilt der Grundsatz – Planung ist alles.

Professionelle Hilfe suchen

AbipartyplanungDie konkrete Planung sollte eine 5-8 Personen starke Kleingruppe von Schülern übernehmen, die in Rücksprache mit der gesamten Jahrgangsstufe wichtige Entscheidungen trifft. Es ist ratsam die Gruppe so klein wie möglich zu halten um Kompetenzgerangel innerhalb des Organisationsteams zu vermeiden.
Bevor es allerdings in die Planungsphase gehen kann, gilt es zu klären, wo das Event stattfinden soll.
Für Veranstaltungen, die über den privaten Rahmen hinausgehen, ist es ratsam einen professionellen Veranstalter hinzu zu ziehen, beziehungsweise direkt ein Arrangement mit einer örtlichen Discothek einzugehen. Dies spart nicht nur jede Menge Arbeit, sondern bewahrt auch vor unangenehmen Überraschungen, wie anfallenden GEMA-Gebühren, randalierenden Betrunkenen oder dem Besuch der Polizei. Zudem hat ein Club den Vorteil, dass das benötigte Equipment bereits vorhanden ist und somit Mietkosten für Lautsprecher, Bühnenteile sowie die Gage für den DJ entfallen.

Hart aber fair verhandeln

Ist die Wahl auf eine bestimmte Lokalität gefallen geht es an die Verhandlungen mit dem Betreiber. Dabei ist zu beachten, dass beide Seiten etwas von der Kooperation haben wollen. Beim Aushandeln der Konditionen ist es vorrangig sich nicht über den Tisch ziehen zu lassen – denn was nützt eine Party, die nichts abwirft? Bestimmtes Auftreten ist gefragt, um zusammen mit dem Betreiber der Discothek ein Konzept für den Abend zu erarbeiten, das alle Seiten zufrieden stellt. Die Beteiligung an den Einnahmen muss zwingen im Vorhinein geklärt werden. Meist läuft es darauf hinaus, dass die Eintrittsgelder prozentual geteilt werden.

In manchen Fällen gestattet der Veranstalter im Gegenzug dafür, dass der Abiturjahrgang einen Teil der Promotion übernimmt, weitere Einnahmequellen, wie einen eigenen Getränkestand, an dem zum Beispiel ein spezieller Abiturdrink ausgeschenkt wird. Auch eine Übernahme der Garderobe für diesen Abend durch Schüler aus dem Jahrgang, kann mit dem Veranstalter ausgehandelt werden.

Damit der Abend zu einem vollen Erfolg wird, sollte auch hier planvoll vorgegangen werden. Schichtpläne für die eigene Bar und die eventuell zu besetzende Garderobe, sind ebenso Pflicht, wie ein fester Ansprechpartner, der dem Clubbetreiber für die Dauer der Veranstaltung zur Verfügung steht. Und damit auch jeder erkennt, wer die heißeste Party nördlich des Äquators mit organisiert hat, bietet es sich an eine eigene Abizeitung druckenzu lassen und diese in der Discothek für einen kleinen Obolus an das Partyvolk zu verteilen.

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