Wenn man es vorzieht, die Party von einem Dienstleister organisieren zu lassen, sollte man sich deren Angebote präzise durchlesen. Häufig werben Party-Manager mit scheinbar attraktiven Angeboten, die jedoch weder vom Preis noch von den Leistungen überzeugen.
Einen guten Party-Manager erkennt man daran, dass er auf die Wünsche des Kunden eingeht und nicht versucht dem Gastgeber unnötige Kosten aufzuerlegen. Daher ist man auch nicht gezwungen, das Servicepersonal am Veranstaltungsort zu wählen. Auch die Raummiete darf nicht hoch sein, wenn hier der Service bereits für die Verpflegung sorgt.
Mieten kann man im Grunde alles, vom Teller bis zur Dekoration. Die Preise variieren nach Stückzahl und Mietdauer. Neben den Preisen sollten man sich weitere Fragen stellen, nach denen man den Party-Manager aussucht.
- Welche Referenzen weist das Unternehmen auf?
- Wie lange steht mir der Service am Party-Tag zur Verfügung?
- Welche Leistungen sind im Preis enthalten?
- Wie hoch ist die Qualität der Speisen und Getränke?
- Entsprechen Dekoration, Geschirr etc. meinen Vorstellungen?
- Kommen zusätzliche Kosten für den Transport hinzu?
- Was muss ich selbst noch besorgen?
Im Gespräch mit dem Party-Manager lassen sich die meisten Fragen klären. Damit dieser seine Arbeit gut machen kann, muss man selbst vorab schon genau wissen, was man für die Party plant. Die Speisekarte und Getränkeauswahl sowie die passende Dekoration richten sich nach dem persönlichen Geschmack. Hier sollte der Dienstleister beratend zur Seite stehen. Fragen zur Logistik sollte er auch beantworten können. Vor der Party schaut man sich gemeinsam rechtzeitig die Räumlichkeiten an und bespricht den Ablauf. Die Reinigung nach der Feier übernimmt in der Regel auch der Service.
Party-Dienstleister rechtzeitig organisieren
Damit die Party ein Erfolg wird, darf der Party-Manager nicht zu kurzfristig informiert werden. Denn auch dieser hat andere Verpflichtungen, die ihm die Zeit für eine gute Planung nehmen können. Spätestens einen Monat vor dem Party-Datum sollte der Party-Manager gefunden sein. Das bedeutet aber auch, dass der Raum für die Party bereits feststehen muss. Zudem sollte der Party-Manager die Vorlieben der Gäste kennen. Sind Vegetarier unter ihnen, muss auch das Essen Alternativen anbieten. Handelt es sich bei der Feier um eine Hochzeit, dürfen Fotografen und Hochzeitstorte nicht fehlen. Er sollte auch wissen ob ein Auto gemietet werden muss um Gäste zu transportieren. Ein guter Manager übernimmt auch die Verwaltung der Gästeliste. Er verschickt die Einladungen und notiert Zu- und Absagen. In Absprache mit den Gästen, die eine weite Anreise auf sich nehmen, erfolgen Reservierungen für Hotelzimmer.